КАК СНЯТЬ И ГДЕ НАЙТИ ОФИС?

Лучше найти офис до регистрации фирмы. Так вам не придется покупать юридический адрес. Вы должны четко понимать, зачем вам нужен офис. Это во многом зависит от вида бизнеса. Прежде чем бросаться в бой ответьте себе на вопросы:
1. Я арендую офис для своей команды или для приема клиентов? Если вы выбираете второй вариант, то вам необходимо смотреть офис с личным кабинетом, или запланированной переговорной комнатой, для приема посетителей.
2. Сколько человек будет постоянно находиться в офисе? И как скоро у вас может произойти расширение штата. Рассчитать метраж офиса вам поможет простая схема:
— 1 сотрудник – 6 кв. м. площади
— 12 сотрудников – 72 кв. метра
3. Open space или кабинетное пространство?
Офис Open Space – это открытое пространство, в котором отсутствуют разделительные стены. Плюсы: экономия места, простота коммуникации с коллегами, внешняя презентабельность Минусы: высокий уровень шума и возможны бытовые конфликты, возможно распространение инфекций.
Кабинетный офис – система помещений, в которой присутствует кабинеты с закрытыми дверьми. Плюсы: создает ощущение уединенности и спокойствия. Минусы: сложность коммуникации с коллегами, нерациональное использование пространства, дорогая перепланировка.
Комбинированный офис – сочетание кабинетного типа с открытым. Плюсы: совмещение сотрудников, которым необходимо постоянно находиться в коммуникации друг с другом и индивидуальных отделов / работников; презентабельность и место для переговоров. Минусы: сложность поиска офиса такого типа.
4. Я хочу офис представительского класса, или более бюджетный вариант?
— Класс А – офисы представительского класса. Преимущества: конференц-залы, своя система связи, охранная и пожарная сигнализации.. Офисы класса «А» могут делиться на подклассы: А+ и А-, они могут немного отличаться от стандартной комплектации в тут или иную сторону.
— Класс В – более бюджетная отделка и комплектация. Скромное здание, не всегда претендующее на звание офиса представительского класса. Набор услуг – тот же что и у класса «А», расположение может быть более удаленным. Так же имеет подклассы.
— Класс С – здания, удаленные от центра, не обустроенные для работы ни снаружи, ни внутри. Из солидных показателей у них есть возраст и минимальное переоборудование под офис. Отсутствует парковка, кондиционеры, пластиковые окна.
— Класс D – ни снаружи, ни изнутри это помещение не будет похоже на офис. Институт, НИИ, старые административные здания, которые можно назвать офисами лишь условно. Это самый дешевый вариант офиса.
5. Где искать офис?
— Интернет. Ищите прямые аренды на сайтах арендодателей – бизнес центров, зданий частной собственности и пр.
— Риэлтерские агентства – надо будет платить 50-100% суммы месячной аренды, но сильно экономит время.
— Ищем вывески об аренде помещений в районе, где хотим снять помещение.
Вы можете обратиться сразу в несколько агентств для поиска подходящего помещения, почти все они берут плату за свои услуги только по факту въезда, пока вы не заселились в офис – платить не придется.
6. Стоимость аренды
— Москва. В среднем, годовая арендная ставка за 1 кв. м. офисного помещения в столице составляет 18 250 рублей. За 50 кв. м в пределах ТТК можно отдать от 775 тыс. рублей в год. В пределах МКАД такой офис будет стоить от 350 тыс.рублей. В пределах 5 км за МКАД за 50 кв. м. вы отдадите от 275 тыс. рублей.
— Санкт-Петербург. Средняя цена за аренду офиса составляет 11 210 руб. за 1 кв. м в год. Аренда офиса 50 кв. м. категории B в центральных районах Санкт-Петербурга будет стоить от 540 тыс. рублей в год.
— В Казани, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Уфе, Екатеринбурге, Самаре, Челябинске и Красноярске средняя стоимость аренды 1 кв. м. в год составляет от 6 до 8 тыс. рублей.
7. Критерии выбора офиса:
— Приезжайте на осмотр в час пик. Так вы сможете оценить возможности парковки и реальное время, которое будет уходить у вас на дорогу из дома, до офиса.
— Расположение. Сразу ограничьте для себя и для менеджера риэлторского агенства показатель времени в дороге от метро или от остановки общественного транспорта.
— Отделка помещения. Все ли окна открываются, работают ли розетки, освещение, кондиционер и пр.
— Конкуренты и их отсутствие. Если в офисном здании, которое вы выбрали есть ваши конкуренты – вы рискуете потерять ценные кадры, или упустить клиентов. И наоборот, если рядом будут работать компании из смежной области, которые будут фигурировать в цепочке: запрос клиента – конечный результат, то вы сможете перенаправлять клиентов друг к другу, тем самым увеличивая клиентуру и регулируя партнерские отношения.
— Режим работы. Не во всех офисах есть возможность круглосуточно попасть в арендуемое помещение, если вы с коллегами предпочитаете засиживаться на работе допоздна — сразу уточните этот момент у будущих арендодателей.
— Наличие мест для питания. Вам и вашим сотрудникам нужно где-то обедать. Сразу посмотрите, что есть есть рядом.
— Мебель, или ее отсутствие. Решите для себя, как вам будет удобнее, ведь закупка мебели понесет за собой финансовые затраты.
8. Как не потерять деньги и остаться довольным арендатором:
— НДС. Включена ли стоимость налога в стоимость аренды? Или вам придется удивляться тому, что сумма о которой вы изначально договаривались с арендодателем на 18% отличается от суммы выставленного счета.
— Доп. услуги. Обязательно проверьте договор аренды перед подписанием – все должно быть указано: аренда – стоимость, уборка – стоимость, охрана – стоимость. Если электроэнергию, или другие услуги вы будете оплачивать по счетчиками – заранее снимите показания.
— Парковка. Уточняйте, сколько стоит парковочное место, и можно ли закрепить его за вашим автомобилем.
— Провайдеры. Узнайте услуги каких провайдеров предлагает вам арендодатель, насколько устойчиво интернет-соединение, есть ли дополнительный, резервный канал. Узнайте стоимость предлагаемых услуг, т.к. есть офисы, в которых присутствует только один провайдер-монополист, обслуживание у которого обойдется в большую копеечку.
— Пени за несвоевременную оплату аренды. Норма – 0,1%, если вам хотят навязать другой процент – настаивайте на своем. Обязательно просите прописать этот пункт в договоре аренды.
— Проверяйте документы у собственника помещения, если вам их не предоставят – откажитесь от аренды.
— Повышение арендной платы. Обязательно пропишите в договоре в каких случаях аренда может повыситься, и что случится, если вы как арендатор не согласны с повышением ставки. А так же укажите в договоре, что по истечении его срока – именно вы имеете преимущественное право аренды, иначе рискуете съехать сразу после окончания действия договора.
— Внимательность к договору аренды. В идеале – ваш договор должен пройти через юриста, если юриста нет – уделите достаточно времени для проверки договора по всем пунктам и подпунктам.
— Перед тем, как арендовать помещение – поговорите с соседями, постарайтесь максимально выяснить информацию про вашего будущего арендодателя. Как правило люди охотно рассказывают о том, что наболело, поэтому если есть негатив по отношению к арендодателю – вы услышите его сразу.
9. Несколько советов по пользованию офисом:
― Задействуйте всю площадь арендованного офиса. Максимально используйте электронный документооборот – и освободите пространство, где должны были быть шкафы с бумагами.
― Совещайтесь стоя – мало того что вам в таком случае нужно снять офис меньше, но и совещания быстрее проходят, не теряя в эффективности.
― Наведите и сохраняйте порядок. Беспорядок – враг эффективности.
― Возьмите малый рабочий стол – зачем большой, если все храниться в компьютере.
― Не бойтесь быть инновационными – есть масса эффективных решений.