Учебный отпуск часто еще называют ученическим.

Это время, которое дается работникам не просто на посещение лекций, а для сдачи сессий, как промежуточных, так и итоговых (государственные экзамены), написание и защиту дипломной работы или диссертации (для научных сотрудников). Независимо от того получает человек высшее образование или средне специальное, учится на заочном, вечернем или очном отделении время на сдачу экзаменов ему потребуется.
Российское законодательство не только не запрещает студентам работать (№ 273-ФЗ от 23.12.2012 г.), но и обязывает оплачивать учебные отпуска работникам организации. Предоставление учебного отпуска правомерно сотруднику, трудящемуся только на основном месте работы. Учебный отпуск в РФ для совместителей не предусмотрен. Поэтому, если для таких категорий занятых требуется время для сдачи промежуточных или итоговых аттестаций, то единственным выходом может служить отпуск за свой счет по согласованию с работодателем.
Это правило распространяется как на внешних совместителей, так и на внутренних. Кроме условия о работе по основному месту, для получения оплачиваемого учебного отпуска в соответствии со статьями 173-176 ТК РФ работник должен получать текущий уровень образования впервые и обучаться только в аккредитованном государством учебном заведении. Таким образом мы можем сделать вывод, что учебный отпуск за второе высшее образование не предоставляется.
Для подтверждения действительности отсутствия сотрудника в связи с учебой, а также дат и длительности отпуска, обучающийся должен сдать в отдел кадров справку-вызов. Справка-вызов заполняется по форме утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 19 декабря 2013 года № 1386. В данной форме предусмотрены реквизиты не только учебного заведения и даты отпуска, но и прописывается организация, в которой трудиться учащийся. Также обязательными реквизитами справки является номер и дата, ссылка на статью ТК РФ на основании которой учебный отпуск может быть предоставлен.
Справка также в обязательном порядке должна содержать печать и подпись руководителя обучающей организации. Справка-вызов состоит из двух частей, вторая часть является отрывной и служит подтверждением сдачи сессии работником. Она предоставляется в после сдачи сессии и служит подтверждением для компании о том, что их сотрудник действительно в указанные даты находился на учебе. Справка-вызов является унифицированной и не предполагает разработки по своей формы для учебных заведений.
При получении такой справки от работника необходимо проверить правильность ее заполнения и соответствие предоставленных данных действующему законодательству. Образец заполнения данных справки-вызова находится ниже.
Важно!
Справка-вызов является основанием для предоставления учебного отпуска и начисления пособия. Однако ТК РФ при учебном отпуске не регламентирует конкретные сроки предоставления такого документа в отдел кадров. Поэтому если Ваш работник сначала пропал на длительное время, а потом вдруг объявился со справкой-вызовом на даты его отсутствия, то уволить за прогулы его будет нельзя равно как и не оплатить отпуск.
Учебный отпуск ТК обязывает компании предоставлять безусловно, здесь ничего не зависит от желания и волеизъявления руководителя. Не отпустить сотрудника нельзя, также как и не оплатить дни его отсутствия. Однако, для выяснения причин непредоставления подобной справки до начала сессии и отсутствие на рабочем месте без предупреждения руководителя, в рамках расследования причин отсутствия, представитель компании вправе запросить объяснение и произвести оценку действий работника в границах дисциплинарного взыскания. Наличие справки-вызова у студента будет достаточным поводом для отсутствия. Единственные сроки, которые устанавливает кодекс относительно оповещения работодателя это защита и подготовка к защите докторской диссертации.
Это является весьма логичным ведь время выделяемое на учебный отпуск составляет 6 месяцев. И если завтра ваш сотрудник принесет Вам справку-вызов сразу на полгода, это может сломать многие планы компании. Для этих целей законодатели предусмотрели срок в один год до начала отпуска в письменной форме.
Когда предоставляется учебный отпуск
Итак, из вышеизложенного можно сделать вывод, что основным документом для предоставления учебного отпуска является справка-вызов. Оформление отпуска начинается только после поступления в отдел кадров данного документа. Как правило, во всех учебных заведениях сессии регламентированы по времени и начинаются приблизительно в одни и те же даты и проходят 2 раза в год. Поэтому, если Вы знаете что в вашем штате состоит студент, то приблизительно можете предполагать, в какое время он будет отсутствовать на рабочем месте и соответственно планировать рабочий процесс.
Стоит также отметить, что учебный отпуск для второго образования вне зависимости от того, является оно высшим или среднеспециальным, не предоставляется. Учебный отпуск на второе образование не оплачивается.
Третьим обязательным условием предоставления отпуска является работа по основному месту. С остальными работодателями студенту придется договариваться либо об очередном отпуске, либо об административном. Вот здесь могут возникнут сложности. Работодатель вправе отказать совместителю в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на время учебы. Требование предоставить дополнительные справки кроме справки-вызова является незаконным. Для компании не должно иметь существенного значения успешность прохождения сессии учащимся, так как ВУЗ или другое учебное заведение фиксирует успешность обучения самостоятельно и отказывает в выдаче справки-вызова в случае плохой успеваемости (не допускает до сессии).
Практически в любом образовательном процессе встречается такой вид получения знаний и опыта, как производственная практика. Здесь законодатели не пошли навстречу студентам и не включили данные периоды в оплачиваемый учебный отпуск. Однако социально ориентированные компании могут учесть данный пункт в своих локально-нормативных актах, что не будет является противоречием действующему законодательству, так как это не ухудшает положение работников.
В справке-вызове прописывается не только продолжительность учебного отпуска, но и даты на которые он предоставляется. Обратите внимание, что ученический отпуск рассчитывается в календарных днях, однако продлевать его на количество попадающих праздничных дней не требуется. Это объясняется тем, что данный отпуск является целевым и он направлен на прохождение промежуточной, итоговой аттестации и сдачу экзаменов.
Поэтому при расчете учебного отпуска оплачиваются не только рабочие дни, но и все календарные. Как мы знаем, сессия в большинстве учебных заведений начинается после новогодних праздников либо в их период. В этом случае не требуется продление отпуска на количество праздничных дней.
Такой же правило распространяется и на учебный отпуск во время больничного. Продление отпуска не предусмотрено. Не обязана организация и оплачивать два документа одновременно. Поэтому к оплате подлежит только или учебный отпуск или больничный.
Длительность учебного отпуска на работе дольше, чем период болезни, логичнее было бы оплатить ученический отпуск. После выхода за работу сотруднику требуется предоставить в бухгалтерию заявление о желании оплатить учебный отпуск в противном случае они могут пересчитать средства в пользу больничного, так как первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, а остальные - ФСС. Для организации это будет более выгодно. Кроме справки-вызова работнику-студенту необходимо написать заявление на учебный отпуск. После этого отдел персонала может начать процедуру оформления учебного отпуска работника.
Особенностями обладает и предоставление учебного отпуска для военнослужащих. Для них установлены некоторые ограничения, как на сроки обучения, так и вообще на возможность данного факта. Основное ограничение касается солдат-срочников. Пункт 3 Федерального закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 г. “О статусе военнослужащих” содержит прямой запрет для срочников на обучение в период прохождения службы. Поэтому, если студента призвали на срочную службу, то по месту учебы ему придется взять академический отпуск на время службы. Возможности сдать сессию у него не будет.
Совсем другая ситуация складывается с учебным отпуском военнослужащих по контракту. Тот же 76-ФЗ позволяет обучение не только в военных, но и гражданских ВУЗах и учебный отпуск по статье 173 ТК РФ предоставляется в тех же временных рамках, что и для обычных граждан. Есть и еще одно ограничение касающееся военных. Если служащий по контракту решил поступить в учебное заведение во время службы по контракту, то ему придется подождать 3 года, прежде чем он сможет воспользоваться этим правом (п. 2 № 76-ФЗ от 27.05.1998 г. “О статусе военнослужащих”). Отметим, что на офицеров этот пункт закона не распространяется. Часто работодатели пытаются “откреститься” от предоставления учебного отпуска временным работникам.
Так предоставляется и оплачивается ли учебный отпуск временным работникам?
По сути своей сотрудники по срочному договору ничем не отличаются от остальных работников, кроме ограниченности действия их соглашения с работодателем. Поэтому ущемлять их в правах тоже нельзя.
Временный работник может взять учебный отпуск как и любой другой сотрудник предприятия при предъявлении надлежаще оформленной справки-вызова. Более того уволить его в период отпуска нельзя. Интересна для рассмотрения еще ситуация с учебным отпуском во время испытательного срока.
пример Ласточкина Ю. Л. устроилась в компанию по производству пластиковых окон специалистом отдела снабжения и при этом ей был установлен испытательный срок при приеме на работу - 3 месяца. На собеседовании при приеме на работу Ласточкина неоднократно заостряла внимание на том, что имеет неоконченное высшее образование и через 2 месяца у нее начнется сессия. Работодателя это не смутило и она вышла на работу. Когда же по прошествии указанного времени Ласточкина принесла справку-вызов из университета, руководитель отказался отпускать ее и тем более оплачивать учебный отпуск мотивируя это неоконченным испытательным сроком.
Давайте разберемся, правомерны ли действия руководителя компании. Согласно ст. 70 ТК РФ сотрудник находящийся на испытании имеет все те же права, что и рядовой сотрудник компании. И на него распространяются все положения Трудового Кодекса. Именно поэтому позиция руководителя не верна. Независимо от стажа работы в организации Ласточкина имеет право взять учебный отпуск при предоставлении работодателю заявления и справки-вызова. Однако стоит помнить, что отсчет испытания при любом отсутствии сотрудника на рабочем месте будь то болезнь или учебный отпуск приостанавливается. Поэтому после выхода из сессии у Ласточкиной останется еще один месяц испытательного срока. В случае, когда работодатель принципиально не хочет идти на встречу, а времени до сессии остается мало и работник не сможет через контролирующие органы урегулировать ситуацию, то возможно уйти в учебный отпуск без предоставления нанимателю комплекта документов. А передать их уже после выхода на работу, при этом наниматель должен будет предоставить и оплатить учебный отпуск задним числом. Этого же мнения придерживается и пленум Верховного суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 п. 39.
Продолжительность учебного отпуска Зависимости от вида образования, причины предоставления отпуска, а также курса обучения длительность отпуска будет различной. Продолжительность учебного отпуска описана в Трудовом Кодексе, а также в приложении к Приказу Минобрнауки от 19 декабря 2013 года № 1368. В законодательстве описаны максимальные сроки, которые могут предоставляться ученические отпуска. Взять такой отпуск студент может не только на промежуточной и итоговой аттестации, но также и на вступительные экзамены. Учебный отпуск в магистратуре оплачивается за большее количество дней нежели при обучении по программам средне специального образования. Максимальная продолжительность составляет 6 месяцев для научных работников занимающимися занимающихся подготовкой диссертации на соискание ученой степени.
Время может кардинально различаться от ВУЗа к ВУЗу и зависит от учебной программы конкретного заведения, законодатели прописывают максимально возможный срок, который обязан оплатить работодатель. Если же такой период выходит за пределы установленные Трудовым Кодексом оплате превышающие дни не подлежат.
Частные учебные заведения, не имеющих государственной аккредитации, право выдавать справки-вызов имеют. Но студенты таких ВУЗов не могут рассчитывать на оплачиваемый учебный отпуск. Оплата ученического отпуска может производиться только в случае наличия ЛНА компании пункта об оплате всех учебных отпусков для сотрудников.
Помимо оплачиваемых отпусков в процессе обучения работник-студент может взять дни и за свой счет. К таким периодам относятся время вступительных экзаменов не более 15 календарных дней для работников поступающих в высшие учебные заведения.
По общему правилу отпуска предоставляются продолжительностью указанной в справке-вызове. Однако если работник по своему желанию в заявлении указал меньший срок, то возможно предоставление такого отпуска на меньший срок. При превышении общей продолжительности учебных отпусков за год нормативных значений возможно два варианта: предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику-студенту; предоставить отпуск без сохранения заработной платы на величину превышающую нормативную. Такие нормы являются исчерпывающими и не подлежат увеличению. Также учебный отпуск во время работы не продляется, даже если сотрудник заболел. Ситуация, когда трудящийся продолжает болеть после выхода из отпуска может быть решена путем начисления пособия по временной нетрудоспособности на оставшиеся дни болезни (ч. 1 ст. 183 ТК РФ, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ). Все приведенные выше нормативные продолжительности учебного отпуска также распространяются и на студентов дистанционного обучения.
Продолжительность оплачиваемых учебных отпусков:
Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 г. № 1368, ч. 1 ст. 173 и ч. 4 ст. 177 ТК РФ
Абз. 8 п. 40 Положения о подготовке научно- педагогических и научных кадров в системе послевузовского образования в РФ
Оформление учебного отпуска
Документальное оформление учебного отпуска по ТК начинается с момента предоставления в отдел кадров справки-вызова из учебного заведения. Надлежаще оформленная справка-вызов будет являться одним из оснований предоставления такого отпуска. Вместе с такой справкой сотруднику необходимо написать заявление на предоставление ученического отпуска. В тексте указывается цель учебного отпуска, даты отпуска и продолжительность в календарных днях. Справка-вызов будет являться приложением к данному заявлению.
В случае если работник-студент хочется взять отпуск на более короткий срок нежели указано в справке-вызове - это необходимо прописать в заявлении. Такая справка состоит из основной части, которая подшивается к заявлению и отрывного корешка, являющегося подтверждением нахождения Вашего работника на месте учебы. Он передается работодателю только после окончании сессии. Образец заявления на учебный отпуск мы предоставим ниже по тексту. На основании заявления и справки-вызова работник отдела кадров оформляет приказ по форме Т-6 или Т-6А.
Данная форма является общей для предоставления всех отпусков в организации. Использовать можно как унифицированную так или разработанная предприятия форму. Главное условие - это соблюдение норм Трудового кодекса в части необходимых реквизитов документа. На основании изданного приказа бухгалтерия начисляет и оформляет записку-расчет. После издания приказа работнику отдела кадров также необходимо внести соответствующую запись в 6 раздел личной карточки трудящегося. Кроме личной карточки данные о фиксируется в табеле рабочего времени (Т-13) и лицевом счете (форма Т-54).
Учебный отпуск в табеле отмечается литерой “У”, это что касается оплачиваемого отпуска. Неоплачиваемый дополнительный учебный отпуск без сохранения заработной платы обозначается “УД”.
Рассмотрим ситуацию, когда может потребоваться приказ о завершении отпуска. Это возможно в случае: защиты диссертации в более короткие сроки, чем это регламентировано; при отрицательном решении диссертационного совета по поводу работы Вашего сотрудника; снятие с рассмотрения диссертации самим работником. Во всех этих ситуациях для выпуска приказа потребуется выписка из решения диссертационного совета и заявление работника.
Оплата учебного отпуска
В бухгалтерию необходимо передать уже сформированный и подписанный обеими сторонами приказ на учебный отпуск. Когда оплачивается этот отпуск, в какие сроки должны быть перечислены средства работнику, в каком размере ученический отпуск оплачивается? Все эти вопросы конечно интересует вашего работника-студента.
Процедура расчета объема отпускных при учебном отпуске ничем не отличается от расчета отпускных при очередном отпуске работнику. Отличительной чертой расчёта разве что может служить учет попадающих праздничных дней в даты отпуска. При очередном отпуске есть правило о продлении его на количество праздничных дней и при этом такие дни не подлежат оплате. С ученическим отпуском картина несколько иная. Даты же ученического не подлежат изменению, он не может быть увеличен на сумму праздничных дней. А выпавшие праздники оплачиваются в обычном размере. Учебные отпуска является целенаправленным и предназначены не для отдыха работника от занимаемой им должности, а на получение образования. Поэтому продление его не требуется.
Обратимся к примеру. Голованов П.Г. планирует взять отпуск с 20 февраля 2017 г. по 12 марта 2017 г. Рассчитаем сколько дней подлежат оплате в случае если работник планирует пойти в: очередной отпуск; учебный отпуск. В наш период попадает 2 государственных праздника это 23 февраля и 8 марта. Так как Голованов в своем заявлении указывает не период, а конкретные даты, то в случае очередного отпуска количество оплачиваемых дней составит: 21-1-1=19 календарных дней.
При расчете учебного отпуска праздничные дни мы не исключаем и к оплате подлежит 21 календарный день. Такая же ситуация складывается и с периодами болезни. Учебный отпуск не продляется на время больничного листа.
Существует ситуация, когда продление возможно. Но это прерогатива учебного заведения. Студент может обратиться в деканат с просьбой продлить ему сессию в связи с болезнью, в случае положительного решения ему будет выдана новая справка вызов на период продления.
На основании приказа расчетная группа приступает к начислению отпускных. Для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо знать размер заработной платы начисленной сотруднику в течение года. Для этого складывается заработная плата за прошедшие 12 месяцев и делится на 12. При этом мы получаем среднемесячную цифру. Полученное число делится на среднее число дней в месяце, которые установлено в ст. 139 ТК РФ. Согласно ей среднее количество дней в месяце равно 29, 3. После этих действий мы получаем средний дневной заработок работника за расчетный год
Для окончательного подсчета суммы отпускных средний дневной заработок умножается на количество дней учебного отпуска оно указано в справке вызове и приказе на учебный отпуск. Если студент отработал неполный рабочий год в компании, то полученные отпускные будут соответственно меньше. Также из расчета следует исключить суммы начисленные за периоды временной нетрудоспособности (п. 5б Положения об особенностях исчисления заработной платы Утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922).
Выплата денежных средств производится путем перечисления на банковскую карту работника или выплачивается через кассу, в зависимости от выбранного метода выплат, который должен быть отражен в Положение об оплате труда организации. Сроки выплат также должны совпадать со сроками перечислениями очередного отпуска закрепленными в ТК РФ. Таким образом, учебный отпуск во время работы должен быть перечислен за 3 дня до наступления даты его начал.
Если компании не удается перечислить средства в регламентированные сроки, то для избежания вопросов со стороны проверяющих органов необходимо заложить в перечисляемую сумму размер неустойки, которая составляет 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка РФ действующей на момент просрочки за каждый день.
Важно!
Компания не может выплатить сотруднику денежную компенсацию за учебный отпуск. Поскольку это время не предназначено для отдыха. Это время дается сотруднику для завершения процесса обучения. Кроме оплаты самого учебного отпуска компания должна произвести оплату проезда до места учебы работникам (туда и обратно), но не более одного раза в год. Размер оплаты зависит от вида получаемого образования. Если студенты средне специального образования могут рассчитывать на компенсацию в размере не более 50% от стоимости билетов, то граждане получающие высшее образование получают компенсацию в полном объеме.
Отметим, что законодательство не запрещает компенсировать проезд работникам более одного раза в год или в полном размере для студентов обучающихся по программам средне специального образования. В подобном случае это условие должно быть письменно закреплено или в коллективном договоре компании или в трудовом договоре работника.
После завершения учебного отпуска сотрудник должен предоставить в отдел кадров или бухгалтерию отрывную часть справки-вызова. Это подтверждает нахождение его на месте учебы, но оно не является гарантией успешного прохождения испытаний. В случае, если работник завершил экзамены с долгами, то произвести удержание величины отпускных будет неправомерно.
Но предоставлять дополнительные дни для сдачи “хвостов” работодатель не обязан. Как и оплачивать их. Возникают ситуации когда студент сдал сессию досрочно в отрывном талоне стоят другие даты нежели в основной части справки-вызова. Произвести удержание неотгуленных дней в этом случае не представляется возможным. Это подтверждает и судебная практика.
Часто встречаются ситуации, когда работодатель отказывается оплачивать учебный отпуск сотруднику, проходящему обучению не по профильной специальности. Однако это противоречит Трудовому кодексу который в свою очередь, не содержит каких-либо ограничений по выбору специальности.
Свои особенности имеет учебный отпуск магистрантам и бакалаврам. Они могут рассчитывать на сокращение рабочей недели на один день. При этом он будет оплачиваться в половинном размере от обычного дневного заработка. Таких месяцев в году должно быть не более 10. Может произойти такая ситуация когда студент хочет уволиться во время учебного отпуска Такое возможно только по инициативе самого работника. В этом случае работодатель не вправе пересчитывать выплаченные отпускные за учебный отпуск. Оплата в 2017 году не претерпела каких-либо существенных изменений по сравнению с прошлыми годами.
НДФЛ и учебный отпуск
Ст. 173 ТК РФ устанавливает гарантии и компенсации для работников проходящих обучение. Одной из них является оплата учебного отпуска. Вместе с тем п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ определяет список компенсационных сумм, связанных с получением образования работниками, которые не облагаются НДФЛ. Казалось бы все очевидно и облагать налогом не нужно. Но на этот счет однозначного мнения у экспертного сообщества не сложилось. С одной стороны, отпускные все же являются доходом сотрудника и поэтому подлежат обложению НДФЛ. Этой позиции придерживается Минфин, а также судебная практика. Министерство в своем письме от 24.07.2007 г. № 03-04-06-01/260. Они ссылаются на то, что такая выплата не содержится в перечне приведенном в п. 3 ст. 217 НК РФ.
С другой стороны можно встретить решения суда, которые противоречат первому утверждению. Но, однако, рассматривают они лишь частные случаи, когда обучение было необходимо для производственных нужд (Постановление ФАС Уральского округа от 27.02.2006 № Ф09-857/06-С7 по делу № А07-19096/05). И действительно если это не является производственной нуждой, то и не является компенсацией за затраты понесенные компанией на обучение сотрудника и соответственно подлежат налогообложению.
Гарантии учащемуся работнику
Гарантии предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации носят как материальный, так и нематериальный характер. Работающие студенты могут рассчитывать на оплату учебного отпуска (Трудовой кодекс статья 173), если они обучаются впервые, в аккредитованном учебном заведении и трудятся по основному месту работы. Компенсация проезда до места обучения. Второй не менее значимой гарантия является оплата проезда к месту нахождения учебного заведения. Зачастую граждане из маленьких городов и деревень не могут получить достойное образование в их месте проживания и вынуждены поступать в ВУЗы и колледжи в областных центрах или в других регионах. Поэтому стоимость проезда получается значительной и не каждый студент может себе это позволить.
Законодатели предусмотрели возмещение стоимости одной поездки в год (туда и обратно). Однако существует градация. Для среднего профессионального образования размер такой компенсации будет составлять 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ). Тогда как студент высшего учебного заведения может рассчитывать на стопроцентную компенсацию стоимости проезда (ст. 173, 173.1 ТК РФ). Установление сокращенной продолжительности рабочего дня (недели).
Величина уменьшения также оговорена в статьях 173 и 176 ТК РФ. Размер сокращения составляет 7 часов за рабочую неделю на протяжении не более 10 месяцев перед предполагаемым испытанием. Такое уменьшение должно быть надлежащим образом оформлено.
В первую очередь сотрудник должен высказать желание работать по сокращенному графику. Такое желание высказывается в письменной форме в виде заявления.
После между работником и компанией подписывается дополнительное соглашение к Трудовому договору, где указывается новый график работы сотрудника на период действия такого соглашения. Оплата за время освобождения от работы производится в размере 50% от среднего заработка работника, но не меньше МРОТ. Отметим, что такая гарантия распространяется только на студентов получающих высшее образование.
Также гарантии можно отнести то, что работодатель не имеет права прервать учебный отпуск (статья 125 ТК РФ). Предоставление такого отпуска является безусловной обязанностью работодателя и он не вправе отказать работнику при наличии справки вызова из учебного заведения. Связи с производственной необходимостью такой отпуск не может быть сокращен. Уменьшение сроков может производиться только по просьбе работника. Также нельзя заменить время предоставленная для обучения на денежную компенсацию.
Вопрос 1. Наш сотрудник является студентом заочного отделения. На днях он принес справку-вызов из университета. При детальном рассмотрении выяснилось, что справка оформлена некорректно, а именно неверно указано название организации. Можем ли мы отказать в предоставлении учебного отпуска такому сотруднику? Ответ 1. Нет, не можете. Поскольку сотрудник изъявил желание получить учебный отпуск и предоставил соответствующую справку, хоть и не надлежаще оформленную.