Хорошо написанный отчет или служебная записка укорачивает путь к целям, позволяет сократить время и прийти к решению сложных проблем, а также производит хорошее впечатление на коллег, партнеров и начальников.

Овладевший навыком перестает тратить свое и чужое время на длинные, бессвязные и бессодержательные послания.
Пишут сегодня все. И все делают ошибки. Зачастую одни и те же. Вот три самые распространенные.
Первая заключается в том, что пишущий не дает себе труда осмыслить цель письма. «Многие авторы документов пишут без цели — лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка». Цель письма в том, чтобы получить необходимую для дела реакцию — распоряжение, принятое решение, разрешение на действие и пр. Это надо держать в голове и по возможности в самом письме написать, чего вы, собственно, от вышестоящего хотите.
Вторая проблема — неумение структурировать текст. «Структурирование — это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации».
Третья распространенная ошибка — отсутствие навыка писать содержательно, производить конкретный, понятный, удобоваримый текст. «Бессодержательные, "рыхлые" мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов: 1. Определите темы. 2. Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа. 3. Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.). 4. Конкретизируйте содержание высказываний».
Не надо заваливать руководителя посланиями, не надо стремиться в одном письме сказать обо всем наболевшем, не стоит быть слишком эмоциональным и бесполезно пытаться произвести впечатление. Пишите только когда необходимо, всегда по существу и будьте конкретны. «Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации».
И напоследок самое важное: «Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его». ^)