Несколько правил хорошего тона при ведении деловой переписки по электронной почте

В наше стремительное время деловая переписка по электронной почте давно заняла достаточно объемную нишу в деловом документообороте каждой компании. Но не следует думать, что использование электронной почты - это удел малого и крупного бизнеса или официальных государственных учреждений. Многие домохозяйки в наше время, особенно те, кто рос вместе развитием IT технологий, то есть в основном те, чей возраст не превышает тридцати сорока лет, предпочитают электронную переписку обычной, бумажной. Что бы ни усложнять жизнь себе и другим, необходимо учитывать специфику электронной почты. Стиль вашего ведения этой переписки показывает степень вашего профессионализма. Правильно построенная стратегия общения показывает ваши способности общаться с любым адресатом. Результатом ваших умений может быть не только благодарность адресата, но и многотысячный заказ для вашей фирмы. Вот поэтому так важна культура ведения деловой переписки по электронной почте.
Начинать, наверное, надо с наименования вашего почтового ящика. Строгость и информативность – вот основные принципы выбора аккаунта электронной почты. Лучшим, несомненно, будет использование вашего имени и фамилии, занимаемой должности или названия подразделения, от имени которого ведется переписка. Ваши партнеры по переписке должны четко идентифицировать вас в массе полученных писем. Даже если вы домохозяйка, постарайтесь следовать этому правилу, ведь неизвестно с кем вам придётся переписываться завтра и какие вопросы обсуждать. А они могут быть достаточно серьезными…
Теперь об интенсивности вашей переписки. В зависимости от того, насколько большой объем переписки ведет ваша фирма, следует устанавливать и интервал проверки почтовых ящиков, но не более пяти, десяти минут. Такой временной промежуток уже давно устоялся среди пользователей этого сервиса электронного общения. Если ваша деловая переписка занимает значительный объем или деловая репутация вашей компании в какой-то степени зависит от быстроты ответов на входящие электронные письма, то интервал проверки можно уменьшить до одной минуты. Ну а всем остальным, имеющим частные почтовые ящики, можно посоветовать проверять почту не реже одного, двух раз в сутки.
Вы увидели, что вам пришло письмо. Обязательно выберете время, что бы хотя бы кратко ознакомиться с его содержимым. Не писаные правила хорошего тона рекомендуют отвечать сразу по прочтении письма, с такой привычкой вы не рискуете утонуть в большом количестве не отвеченных писем. Если вы не готовы ответить сразу или вам не хватает времени, уведомите вашего респондента об этом.
Наконец основные правила, которых стоит придерживать при использовании электронной почты:
1. Обязательно заполняйте графу "Тема письма". Очень часто адресат только по ней судит насколько быстро надо реагировать на ваше обращение и открывать ли ваше письмо вообще. Старайтесь более емко отразить суть послания в теме, но не забывайте, что длинное название темы может не поместиться в одной строке почтового клиента, и поэтому будет нехорошо выглядеть на экране монитора вашего адресата.
2. При ответе на письмо копируйте в него обращение вашего респондента, если такая функция не предусмотрена вашим почтовым клиентом, делайте это вручную. Для людей ведущих обширную переписку это хорошее подспорье быстро вспомнить суть вашего диалога.
3. При копировании текста письма вашего респондента никогда не исправляйте даже бросающиеся в глаза ошибки. Кроме того что это дурной тон, это можно трактовать как подделку документов.
4. Если у вас есть возможность и ваш почтовый клиент позволяет это, отвечайте на письмо в том же формате, в каком получили письмо. То есть если вы получили письмо в html-формате, не отвечайте в формате plain-tex. Это сильно влияет на восприятие информации.
5. Если с письмом необходимо отправить несколько емких документов, имеющих большой размер, не прикрепляйте их к письму напрямую, некоторые почтовые ящики не принимают письма большого размера. Выложите эти документы на каком ни будь файлообменнике, а письме укажите только ссылки на них.
6. Не стоит отправлять важные письма в конце недели. В пятницу их читать ни кто не будет, а в понедельник они просто утонут в других письмах.
7. Не исключайте самостоятельно из списка адресатов людей непосредственно занятых в вашем почтовом диалоге. Из-за того, что один из адресатов не получит ответ, возможны всякие не прогнозируемые последствия, вплоть до потери смысла переписки.
8. Адекватно пользуйтесь отметкой статуса письма. Если вы будете злоупотреблять статусом "важно", то есть вероятность, что какое-то действительно важное ваше послание будет пропущено.
9. Если вы ведете длительную переписку с одним адресатом, не рекомендуется выстраивать ваши письма в одну цепочку. То есть, каждый решаемый вопрос должен быть обозначен новой темой письма.
10. Старайтесь не допускать орфографических ошибок в тексте письма. Если ваш почтовый клиент не обладает свойством проверки орфографии, делайте это сторонними средствами.
11. Каждое письмо желательно начинать со стандартного приветствия, например "Уважаемый + имя, отчество адресата".
12. Отвечайте на письмо на языке вашего респондента. В случае невозможности или вашего плохого владения языком обязательно поместите в письме краткий перевод вашего ответа на языке адресата сделанный автоматическим переводчиком, например Google.
13. Обязательно подписывайте письмо. В подписи кроме вашей контактной информации пишите вежливое "с уважением, + контактная информация"
Используя вышеперечисленные правила можно всегда надеяться, что ваши письма будут понятны вашим адресатам. А ваш имидж, как специалиста только выиграет от этого. http://n-ponomareva.ru/neskolko-pravil-xoroshego-tona-pri-vedenii-delovoj-perepiski-po-elektronnoj-pochte/