По закону для проведения любых расчетов с физлицами и наличных расчетов с организациями бизнесу нужна онлайн-касса.

При этом техника должна не только печатать чеки, но и отправлять информацию о каждой покупке в налоговую. Рассказываем, кому нужна касса и какую модель выбрать в зависимости от вида бизнеса.
Принцип работы онлайн-кассы
Онлайн-касса подключается к интернету и передает сведения о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
Онлайн-касса оснащается фискальным накопителем (ФН). Он идет в комплекте или устанавливается отдельно, фиксирует любые продажи, в том числе в интернет-магазинах и у курьеров на месте доставки.
Кому нужна онлайн-касса
Онлайн-кассы нужны почти всем предпринимателям, которые принимают оплату от клиентов за товары, работы, услуги.
Без онлайн-кассы могут работать:
• самозанятые физлица и ИП, которые вместо онлайн-кассы выдают чеки через специальное приложение от налоговой службы «Мой налог»;
• предприниматели, которые работают только по безналу с ИП и организациями;
• ИП на патенте, оказывающие такие услуги как химчистка, ремонт мебели, производство изделий из кожи и т. д.;
• продавцы сезонных овощей и фруктов на ярмарках, мороженого в киосках, газет и т. д.
Не нашли себя в списке исключений — устанавливайте онлайн-кассу.
За несоблюдение требований 54-ФЗ предусмотрена ответственность (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):
• для юрлиц — 75-100% от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 30 000 рублей;
• для ИП и должностных лиц — 25-50%, но не менее 10 000 рублей.
При повторном нарушении и за расчеты на сумму более миллиона рублей бизнесу может грозить приостановка деятельности на 3 месяца.
Виды онлайн-касс
Это полный список кассового оборудования, которое имеет свои особенности и характеристики.
1. Ньюджер
Кассовый аппарат нового поколения. Компактный, с небольшим экраном и удобной клавиатурой. Автономность достигается за счет встроенного аккумулятора, который позволяет пробивать чеки на выезде в течение 8 часов. На стационарной точке будет работать от сети.
Производители постарались и подготовили Ньюджер к работе в любых суровых условиях: на улице, в неотапливаемом помещении, при высокой влажности и т. д.
Одно маленькое устройство с легкостью выполняет все требования 54-ФЗ, содержит ФН и встроенное ПО для выполнения ключевых операций: продажа, возврат, коррекция.
Возможности:
• связь с ОФД поддерживается через WiFi или мобильный интернет;
• кассовая программа способна запомнить и обработать до 100 товарных позиций.
К недостаткам пользователи относят нехватку функционала для анализа данных и ведения товарного учета. Проблемой может стать обновление ПО, для этого придется вызывать специалиста.
2. Фискальный регистратор кассовая программа
Такое сочетание компонентов используют в магазинах, в заведениях общественного питания и в центрах, оказывающих услуги. Если организовать беспроводное подключение, то таким комплектом могут пользоваться курьеры на выезде.
Для того чтобы фискальный регистратор печатал чеки и выполнял все фискальные обязанности по передаче данных, необходимо:
• настроить подключение к компьютеру, планшету или смартфону;
• на выбранное устройство установить кассовую программу для отправки чеков на печать и сохранения данных для передачи в ОФД;
• для удобства кассира понадобится сканер штрихкодов, для удобства покупателей — банковский терминал с эквайрингом.
Работа будет выглядеть так:
1. продавец сканирует штрихкод на товаре;
2. информацию о покупке получает кассовое ПО;
3. после успешной наличной или безналичной оплаты фискальный регистратор печатает бумажный чек;
4. с согласия клиента вместо бумажного экземпляра может быть отправлен электронный через sms или email;
5. фискальные данные о покупке отправляются в ОФД, который пересылает их в ФНС.
3. Смарт-терминал, или умная касса
Кассы этого класса прекрасно сочетают функционал принтера чеков и возможности планшета. Устройства полностью независимы и решают все торговые задачи:
• ПО обновляется автоматически;
• работает с любым интернетом: проводной, WiFi или симка;
• обладает навыками учетной системы;
• в облачном личном кабинете можно вести базовый товарный учет;
• подходит для стационарной и разъездной торговли;
• участвует в автоматизации бизнеса.
4. Облачная, или виртуальная касса
Для интернет-магазинов и прочей дистанционной торговли в 54-ФЗ есть послабление. Фискальный регистратор для печати чеков не нужен, если ККТ с кассовой программой и ФН отправят электронный экземпляр на телефон или email покупателя.
Облачная касса оправдывает свое название, потому она не имеет «физического тела», а ее ФН находится в дата-центре. Платежная система сайта продавца обращается к ней после оплаты заказа. Виртуальная касса применяется, если клиент совершает покупку на сайте, в приложении, на месте доставки, в вендинговом аппарате.
К преимуществам виртуальной кассы можно отнести:
• всегда с собой и доступна в любом месте через приложение на смартфоне;
• ответственность за техническое и рабочее время несет дата-центра в режиме 24/7.
Как выбрать онлайн-кассу под разные виды бизнеса
Создать одно универсальное устройство для любого бизнеса невозможно. Поэтому при выборе нужно опираться на специфику и особенности ваших бизнес-процессов и целей торговли.
Кассы для микробизнеса
Достаточно поставить автономную кассу и ньюджер, чтобы сэкономить и организовать торговлю небольшой номенклатурой в киосках, закусочных, рыночных палатках. Работа усложняется, если в товарном ассортименте больше десятка вариантов. Для ведения автоматизированного товарного учета эти устройства не предназначены.
Для работы с маркированными товарами ньюджеру понадобится дополнительное оборудование: компьютер и 2D-сканер.
Кассы для бизнеса с большим потоком клиентов
С большим потоком клиентов сможет справиться комбинация кассовой программы и фискального регистратора с функцией передачи данных и печати чеков.
По сравнению с предыдущим вариантом наличие фискального регистратора сильно ускоряет работу. Можно выбрать модель с высокой скоростью печати чеков (80−100 мм в секунду), с автоотрезом чеков и автономным режимом работы за счет аккумулятора.
Кассовая программа решает базовые задачи и некоторые специфические: поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами.
Кассы для автономной торговли
Коробочное решение в виде смарт-терминала подходит для малого и среднего бизнеса. Соответствует 54-ФЗ и закрывает основные задачи — хранить номенклатуру, печатать наименования в чеках, работать с маркировкой, ЕГАИС и т. д. Под некоторые виды деятельности выпускаются специализированные модели.
Для курьеров или продавцов вне торговой точки разработаны мобильные умные кассы. Такие же аппараты используют официанты для приема заказов, а потом передают их повару или бармену. Некоторые умные кассы уже содержат встроенные терминалы для приема оплаты по банковским картам.
Выбирайте кассу исходя из проходимости торговой точки. Смарт-терминалы не справятся с большим потоком, а несколько чеков в час обработают легко.
Кассы для приема платежей онлайн
Облачные кассы созданы специально для интернет-магазинов, когда торговля происходит полностью удаленно. Если подключаться через приложение на смартфоне, то можно принимать оплату на выезде или доставке курьером.
Переживать о покупке кассы не нужно только самозанятым и предпринимателям, которые для оплаты используют сторонний пункт выдачи, курьерские службы или платежный агрегатор.
На выбор кассы влияет, как и когда вы принимаете оплату от клиентов.
Вариант первый: безналичная оплата заказа на сайте. Подключите облачную кассу, которая автоматически и без вашего присутствия в режиме 24/7/365 оформит продажу.
Вариант второй: оплата заказа на месте доставки. Снабдите курьера мобильным смарт-терминалом. Альтернативным и более дешевым вариантом будет использование стационарной кассы с фискальным регистратором и подключение к ней через мобильное приложение. Таким образом, одной кассой смогут пользоваться сразу все курьеры.
Вариант третий: клиент расплачивается в момент получения, оформляет самовывоз или забирает заказ в пункте выдачи. Для этих целей при небольшом потоке покупателей можно использовать стационарный смарт-терминал. С очередью из клиентов справится онлайн-касса с фискальным регистратором и сканером штрихкодов.
Вариант четвертый: если вы хотите угодить всем клиентам и позволяете им выбирать способ оплаты онлайн или на месте, нужны два вида онлайн-касс: стационарная и облачная.
Другие технические рекомендации
1. Спланируйте рабочее место кассира. Должно быть место для денежного ящика, ККТ, детектора банкнот, расходных материалов, сканера, весов, банковского терминала и т. д.
2. Обеспечьте свой ПК минимум 4 Гб оперативной памяти, SSD жестким диском. Кроме этого должен быть надежный блок питания, бесперебойник, рекомендуемый возраст процессора — не старше 7 лет.
3. Фискальные накопители продаются вместе с кассой, а по истечении срока использования покупаются и устанавливаются новые. Для малого бизнеса подойдет только сроком на 36 месяцев. За работу на просроченном ФН предприниматель получит штраф от 1 500 — 3 000 рублей.
4. Платформа кассового приложения: Windows / Linux, Android / iOS. Выбор будет зависеть от специфики работы кассира. Для классической торговли за прилавком лучше всего подходит Windows. Если продавцу необходимо перемещаться по магазину, складу для сбора заказа, удобнее будет приложение в телефоне.
Что еще нужно купить, кроме кассы
1. Для обслуживания банковских карточек и бесконтактных способов оплаты понадобится касса с эквайрингом. Такое решение будет дешевле и экономичнее, чем покупать банковский терминал отдельно: его стоимость в среднем составляет 20 000 рублей.
2. Для безопасного хранения наличных денег используйте денежные ящики — они синхронизируются с ККТ и открываются только во время приема наличной оплаты.
3. Ускорить продажу в магазине с большим ассортиментом товаров может сканер штрихкодов. При торговле маркированным товаром подойдет 2D-сканер, в остальных случаях — 1D-сканер.
Кассовое оборудование предназначено для многоразового и круглогодичного использования. Дешевые кассы с низким печатным ресурсом быстро выйдут из строя, если вы неправильно рассчитаете пропускную способность торговой точки
Источник: klerk.ru ___________
Огромный выбор касс в ООО «Гарант-сервис»
г. Орел, ул, Красноармейская, д.4, оф. 22
44-25-88 gs57.ru