Как восстановить утерянные первичные документы в 2025 году?

🔸 Почему это важно?
Первичные документы (договоры, акты, накладные) подтверждают расходы и доходы бизнеса. Их отсутствие при проверке ФНС грозит доначислениями налогов и штрафами до 30% от суммы неуплаты.
В 2025 году восстановление усложнилось: бумажные копии не принимаются — нужны электронные версии с квалифицированной подписью (КЭП).
🔸 Шаги для восстановления
✅1. Запросите копии у контрагентов.
o Направьте официальное письмо с указанием реквизитов утерянного документа.
o Получите электронные копии, подписанные КЭП — они имеют юридическую силу (ст. 93 НК РФ).
✅2. Используйте банковские выписки.
o Платёжные поручения и чеки из банк-клиента могут подтвердить факт оплаты.
o Приложите их к пояснительной записке для ФНС.
✅3. Восстановите документы через суд.
o Если контрагент не отвечает, подайте заявление о выдаче дубликатов.
o К делу приложите доказательства: переписку, выписки, скриншоты из учётной системы.
✅4. Обратитесь в архив.
o Если документы были отправлены в облачный архив, запросите резервную копию.
o Убедитесь, что файлы подписаны КЭП и соответствуют форматам ФНС (XML, PDF).
🔸 Что изменилось в 2025 году?
• Только электронные копии. Бумажные дубликаты недействительны, даже если оригинал был утрачен.
• Автоматическая проверка. ФНС сверяет восстановленные документы с данными контрагентов через систему АСК НДС-3.
• Штрафы за просрочку. Если не восстановить документы за 30 дней, штраф увеличивается на 10% ежемесячно.
🔸 Как аутсорсинговая компания помогает?
• Взаимодействует с контрагентами. Специалисты направляют запросы и контролируют ответы.
• Формирует пояснения для ФНС. Готовят пакет документов с обоснованием расходов.
• Восстанавливает данные из резервов. Если вы использовали облачный архив, помогут найти утерянные файлы.
🔸 Пример из практики
ООО «СтройЛайн» потерял акты выполненных работ за 2024 год. Аутсорсинговая компания запросила копии у подрядчика, получила электронные версии с КЭП и загрузила их в архив. ФНС приняла документы без замечаний.
🔸 Чего нельзя делать?
• Создавать поддельные документы. Это уголовно наказуемо (ст. 327 УК РФ).
• Игнорировать требования ФНС. Даже если документы утеряны, ответьте в течение 5 рабочих дней.
• Хранить данные без резерва. Настройте автоматическое копирование в облако.
🔸 Итог: действуйте быстро и законно
Потеря документов — не катастрофа, если вовремя начать восстановление. Доверьте эту задачу аутсорсинговой компании: эксперты знают, как убедить контрагентов помочь и защитить вас от штрафов.