Как научиться писать деловое письмо на английском языке.

Структура письма
У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:
Адрес отправителя
Дата
Адрес получателя
Приветствие
Вступление
Основная часть
Заключение
Вежливое окончание
Подпись
Поговорим подробнее про каждый из этих элементов.
Адрес отправителя
Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать либо в верхнем левом углу (под датой), либо в конце письма сразу под подписью. Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.
Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:
Pushkin Media Group - Пушкин Медиа Групп
ul. Partizanskava, d. 35 - улица Партизанская, д. 35
Moscow - Москва
121351
Russia - Россия
Когда пишете дату на деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год.
В британском английском дата на письме пишется в правом верхнем углу, на одной строчке с адресом получателя.
Адрес получателя
Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:
Имя и фамилия получателя
Должность
Название отдела (при необходимости)
Название организации
Номер дома, название улицы, номер офиса
Город
Индекс
Страна
Пример:
Mr Harry White 20 December 2020 - Мистер Гарри Уайт 20 декабря 2020
Chairman — Board of Directors - Председатель совета директоров
Modest Management LLC
91 Baker Street - 91 Улица Бейкер
London - Лондон
SW6 3BU
UK - Великобритания
Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв.
Приветствие
Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон.
Варианты обращений на английском могут быть следующими:
To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): на случай, если не знаете имени, пола и должности получателя;
Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата.
Dear sir/Dear madam (Уважаемый господин/Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата.
Dear Mr. Johnson/Dear Ms./Mrs. Johnson/Dear Dr. Johnson/Dear Prof. Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что «Ms.» предпочтительнее «Mrs» при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо «Mr/Ms».
Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для вебинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной.
Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов.
Dear Gary/Dear Phoebe (Дорогой Гэри/Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.
Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:
Dear Mr Styles,
Dear Ms Nielsen,
В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
Dear Mr. Reynolds:
Dear Ms. Halliwell:
Вступление
В первом абзаце вы должны сообщить о цели вашего письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:
Для ответных писем:
I am/We are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
With reference to your letter of 15 June, I... — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
Further to your last e-mail… — Отвечая на ваше последнее письмо…
Для выражения благодарности:
Thank you for your letter regarding the... — Спасибо за ваше письмо о...
Thank you for your letter of 6 May inquiring about... — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о...
Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about ... — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in... — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…
Для формулировки общей цели:
I am/We are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
I recently heard about … and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Для обращения с просьбой:
I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…
Для сопроводительных писем:
I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.
Для писем-жалоб:
I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff/some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды/некоторых людей в службе по работе с клиентами…
Основная часть
Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.
Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это на английском:
We/I regret to inform you that... — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
Unfortunately we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
It is with great sadness that we inform you that... — С огромным сожалением мы…
After careful consideration we have decided to... — После подробного обсуждения/тщательного рассмотрения мы решили…
Заключение
Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также запрос на действие. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключении можете использовать следующие фразы:
Для вложений (файлы, фото/видео):
Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)
Для предложения помощи:
If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам.
Для продолжения общения:
I/we would appreciate your reply at your earliest convenience/at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности/в удобное для вас время.
I am looking forward to hearing from you soon/ to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа/встречи с вами на следующей неделе.
Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.
Для срочных вопросов:
Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.
Для извинений:
Once again, I am/we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалеем, что потратили столько вашего времени.
Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.
Для благодарности:
Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
Thanks again for your assistance, consideration, and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.
Подпись
Наиболее формальные варианты подписей:
Yours faithfully, — С искренним уважением, (подходит, если вам неизвестно имя получателя)
Yours sincerely, — Искренне Ваш, (на тот случай, если вы знакомы с адресатом)
Менее официозные прощания в деловых письмах:
All the best, — Всего наилучшего
Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями
Best wishes, — С наилучшими пожеланиями
Самые неформальные подписи:
Best, — Всего наилучшего
Take care! — Всех благ!
После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:
1. Имя-фамилия
2. Должность (при необходимости).
Общие советы
1) Проверяйте письма на ошибки: особенно когда доходит до имен и фамилий;
2) Соблюдайте вежливый и уважительный тон;
3) Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания;
4) Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз;
5) Используйте личное местоимение «I» («я), когда говорите о себе, и «we» («мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь;
6) Старайтесь использовать активный залог (Active Voice). Например:
Фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»);
7) Используйте модальные глаголы вежливости «could», «would» и «might», если о чем-либо просите получателя. Например:
Вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»)
Не используйте «can» и «will» при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно;
Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Письмо печатайте на стандартном листе формата A4.