КАК ОФОРМИТЬ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Во всех организациях существуют кадровые документы. Они заключаются для того, чтобы регулировать трудовые отношения с работниками. Любая ревизия начинается с проверки этой документации, именно поэтому очень важно правильно ее оформлять.
2. Главное, это руководствоваться различными законами, инструкциями и прочими нормативными документами при составлении любого кадрового документа. Нарушение каких-либо правил ведет к различным санкциям.
3. Документы оформляются после издания приказа руководителем организации. На основании всех личных документов сотрудника заполняются формы, например, трудовой договор.
4. При приеме на работу кадровый работник должен снять с всех документов копии и подшить их в личное дело сотрудника. В эту папку в дальнейшем также можно вкладывать документы, например, заявление на отпуск. Следует сказать, что ведение личного дела необязательно для частных фирм.
5. Также следует составить опись всех имеющихся в личном деле документов, которые должны находиться согласно хронологическому порядку и содержать порядковые номера.
6. Все изменения в личных делах вносятся с заявления самого работника и согласно приложенным копиям, например, в случае изменения фамилии – свидетельства о заключении (расторжении) брака. При этом старые документы не подлежат утилизации, они должны оставаться в личном деле сотрудника.
7. На обложке личного дела указывается информация о работнике, а именно: фамилия, имя, отчество и порядковый номер личного дела. Затем он регистрируется в специальном журнале учета личных дел.
8. Запомните, что личные дела, а также документы сотрудника необходимо хранить в сейфе или в другом надежном месте. Ответственность за это должны нести кадровые работники, которые назначены приказом руководителя.
9. Следует также учитывать, что личные дела не передаются самим сотрудникам, а изучать их можно лишь в присутствии ответственного лица.