Администраторы и внутренняя документация.

ЧАСТЬ 2
Почетное пятое место займет функция «Сопровождение продаж косметики, аксессуаров и парфюмерии», отчетная форма — Ведомость продаж. Прежде всего, хочу сделать акцент на недопустимости ведения учета и продажи косметики и парфюмерии, взятой у поставщика «под реализацию», совместно с так называемым «выкупленным» товаром. Если в салоне есть такая практика, то ведомости продаж необходимо разделить. Ведение ведомости продаж продукции, взятой «под реализацию», существенно отличается от более простой, я бы сказала, стандартной, ведомости продаж «выкупленной» продукции.
Основной акцент необходимо сделать на обязательное наличие таких колонок, как: возврат продукции поставщику, оплата за продукцию поставщику (дата, роспись администратора, роспись представителя поставщика), оговоренная дата сверки по остаткам и ассортименту продукции, а также, в случаях, когда поставщиком определяется конечный срок реализации, — колонка, отражающая эту дату. В противных случаях, когда в отчете нет данной информации и для администратора визит поставщика продукции для сверки по остаткам или за деньгами является «новостью», как показывает практика, и возникают конфликты, вследствие которых и расторгаются выгодные партнерские отношения.
Что же касается названной мною выше более простой ведомости продаж «выкупленной» продукции, то как дополнительно от стандартных колонок, я рекомендую внести еще колонку со сроком годности (сроком конечной реализации) каждого продаваемого продукта. Поверьте, это очень удобно, вы видите на бумаге все сразу, не утруждая себя бесконечными проверками каждой бутылочки. Это колонка позволит заранее принять правильное для вашего бизнеса решение: акция, продажа со скидкой, выдача в работу и другие меры, дающие возможность заработать, а не понести убыток.
Шестое место займет одна из самых важных функциональных обязанностей — «Ведение кассовой дисциплины», отчетная форма — свободная, отражающая полную сумму, прошедшую «+» по кассе, за оказанные услуги, проданную продукцию, полученные денежные средства в виде авансовых платежей. Далее должна быть расшифровка всех «-», прошедших по кассе, с подробным их описанием, далее следует «Итог», соответствующий сумме сдаваемой наличности, роспись сдавшего и, соответственно, роспись принявшего эту наличность.
Еще одна отчетная форма данной функциональной обязанности — это Отчет авансов и долгов. Такая форма обязательно должна содержать графы: ФИО клиента, дата возник-новения аванса/долга, ФИО администратора, зафиксировавшего этот факт, дата погашения (полного либо частичного) аванса/долга, № и дата чека, по которому возник долг, а самое главное, в случае возникновения долга, ФИО и должность сотрудника (по вине/разрешению/с ведома/по невнимательности/по ошибке которого/либо с ведома и согласия руководителя), ответственного по данному долгу.
Вот минимальный перечень функциональных административно-хозяйственных обязанностей администратора салона красоты, а также отчетных форм, необходимых для их исполнения. Буду рада, если моя консультация поможет руководителям систематизировать обязанности и отчетные формы, что, безусловно, позитивно повлияет на существующие производственные процессы и поможет в планировании, направленном на увеличение прибыльности бизнеса. А для работающих администраторов, думаю, эта статья станет подтверждением их значимости и высокого уровня ответственности за все процессы, происходящие на предприятии, а также высокой степени авторитетности их должности. Ведь мы так устали на поставленный перед администратором «с опытом работы в салоне» вопрос об основных функциональных обязанностях, слышать ответ типа: «Ну... общаться с клиентами».
#умныйсалон #салонкрасоты #документация #администратор