Быстрое получение документа: как бережливый проект сокращает время получения услуги

👥 Государственный архив Воронежской области документов по личному составу – учреждение, в которое обращается большое количество жителей не только нашего региона, но и всей страны.
📕 На основании архивных документов исполняются запросы на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
За первое полугодие 2025 года подготовлено почти пять тысяч справок социально-правового характера. Для того, чтобы заявители быстро получали ответ на свое обращение, был открыт бережливый проект.
✍ Методологическая поддержка куратора Центра эффективности Правительства Ларисы Федюниной помогла в работе команды учреждения. Целью проекта стала оптимизация поиска запрашиваемой информации и сокращение времени выдачи справок гражданам в два раза.
В настоящее время на хранении в архиве находятся более
220 000 дел по личному составу, которые поступили от 199 ликвидированных организаций. В соответствии с законодательством РФ, документы отражающие трудовую деятельность работников организаций подлежат архивному хранению в течение 50-75 лет. Такой колоссальный объем документов на всех этапах подготовки справок социально-правового характера обрабатывался сотрудниками архива вручную.
📑 Благодаря внедрению в работу учреждения бережливого проекта некоторые этапы процесса стали автоматизированными, что в свою очередь существенно облегчило работу сотрудников и позволило вдвое сократить сроки подготовки информации с 60 до 30 часов.
Бережливые проекты – это ключ к изменению! Каждый из них помогает сделать получение государственной услуги быстрым и удобным.