Подсказки, как хранить бухгалтерские документы

Хранение документов в электронном виде
Действующее бухгалтерское и налоговое законодательство позволяет осуществлять хранение документов в электронном виде. Только следите за тем, чтобы такие виртуальные документы были обязательно заверены электронной подписью.
Но учтите, что иногда всё же придётся делать бумажные копии электронной «первички» и заверять их подписью с печатью. Например, когда контрагент или проверяющие запросят документы, для которых нет строго утверждённого формата. Так что в настоящее время полностью отказаться от традиционного документооборота пока нельзя.
Где должны находиться «первичка» и другие бумаги?
Для хранения документов необходимо оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, приведённые там, не обязательно. Всё зависит от вида документов.
Бланки строгой отчётности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Счета-фактуры по мере того, как их выставляют и получают, регистрируйте в журнале учёта в хронологическом порядке. Сами же журналы учёта хранят не менее четырёх лет с даты последней записи в них.
Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы нужно поместить в специальные помещения или закрывающиеся шкафы под ответственность людей, уполномоченных главным бухгалтером.
Как долго нужно хранить документы?
Такие документы как «Первичка», бухгалтерские регистры, отчётность нужно хранить не менее пяти лет. Исключение – документы, которые подтверждают убыток в налоговом учёте. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс ещё четыре года после того, как погасите его полностью.
Особый порядок и для БСО. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожьте на основании акта об их списании. Добавим, что сроки хранения типовых архивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 №558.
А как считать сроки хранения?
Обычно началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления. А вот для книг покупок и продаж начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них. Для документов же, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчёт срока начинайте с момента, когда прекратили начислять амортизацию.
Источник: glavbukh.ru