Как писать профессиональные e-mail, на которые отвечают?

Совет №1: Избегайте автоматических приветствий
Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интерпомощью
Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить.
Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.
Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание
Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.
Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.
Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»
Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.
Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».
Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.
Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.
Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail
Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.
Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.
У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.
Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.
И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.
Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики
Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным. Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.
Совет №5: Заканчивайте вежливо
Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.
#БН #бульвар #ХакОтНика