💬ХРАНЕНИЕ И УТИЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Помощник адвоката Алина Ситюк:
Электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные. Вот основные требования, то есть сроки хранения для разных типов документов:
первичная документация, квартальные финансовые отчеты, учетная политика, бумаги, связанные с электронными цифровыми подписями (сертификаты и так далее) и другие – 5 лет;
годовые финансовые отчеты – 10 лет;
бумаги с данными о доходах физических лиц – 75 лет;
передаточные акты и пояснительные записки – бессрочно.
Нюанс: отсчет срока в каждом конкретном случае нужно начинать с 1 января года, следующего за «выходом» из производства какого-то конкретного документа. То есть, например, если первичная документация «вошла» в архив в марте 2023 года, хранить ее нужно до начала января 2029 года. Основание: положения пункта 2 статьи 21.1 №125-ФЗ от 22.10.2004 об архивном деле.
После истечения срока хранения документ можно уничтожать. При этом рекомендуется утилизировать не только сами файлы, но и носители.
СЕРТИФИКАТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ ИСТЕК ДО ОТВЕДЕННОГО НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА ПЕРИОДА: ЧТО ДЕЛАТЬ?
Это вполне нормально. Важно при этом опираться на положения закона №63-ФЗ и учитывать их. Так, при проверке необходимым является наличие:
действующего сертификата подписи;
доказательств того, что истекший вариант он был действующим на дату подписания какого-либо документа.
Некоторые операторы предлагают возможность автоматически менять подписи. Суть здесь в том, что ежегодно средствами системы все имеющиеся (хранящиеся) документы «обновляют» подписи, то есть вопрос легитимности здесь утрачивает актуальность.
(по материалам сайта alrf.ru )
________________________
Первая консультация - бесплатная. Цены и какие юридические (адвокатские) услуги оказывает наша группа можно узнать на сайте advokat-pripuzov.ru .
🚨 Оказание квалифицированной юридической помощи по уголовным делам любой сложности.
Уголовный процесс (УК, УПК РФ).
👥 Юрий Припузов, адвокат, г. Санкт-Петербург и ЛО, г. Москва и Московская область
📞 Телефон: +7 914 272 5587 (писать в WhatsApp)
📩 Почта: swerdl@yandex.ru 💻 Сайт: advokat-pripuzov.ru